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Por qué las cervecerías deberían simplificar los informes de ventas y el registro de etiquetas a través de la automatización

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Encuentra mi camino hacia el cumplimiento, robot.

Sovos ShipCompliant ofrece un sistema para el registro electrónico de marcas de cerveza, vino y licores. Publicamos algunos datos de su sistema de registro de productos en línea (PRO) hoy. Las soluciones de ShipCompliant reducen el riesgo, disminuyen la carga del cumplimiento, aceleran la comercialización de productos y permiten el crecimiento de los ingresos. La compañía estaba preparada para albergar la Cumbre de Bebidas Alcohólicas en marzo, cubriendo una tonelada de terreno en la intersección de la distribución, el cumplimiento y la automatización. Entonces sucedió el coronavirus.

Antes del coronavirus, me comuniqué con algunas preguntas y Alex Koral, JD, asesor regulatorio principal de Sovos ShipCompliant, me envió algunas respuestas. Después del coronavirus, me olvidé de todo lo que me pasó. Ahora que la vida casi normal está regresando, y con las cervecerías que anteriormente se enfocaban en la taberna y buscan aumentar los canales de ventas fuera de las instalaciones, mi cerebro finalmente recordó que tenía esta sesión de preguntas y respuestas. Podría ser útil. ¡Aqui tienes!

CBB: Las cervecerías se enfrentan a algunas tareas de cumplimiento y generación de informes manuales que consumen mucho tiempo, ¿cuáles son las que más se pasan por alto?

Coral: La industria de las bebidas alcohólicas se encuentra entre las más reguladas de los Estados Unidos. Para cumplir con una miríada de requisitos locales, estatales y federales, las cervecerías deben llevar y mantener registros precisos de datos específicos de ventas y distribución. Como resultado, la presentación de informes reglamentarios se convierte en un tedioso hecho de la vida que toda cervecería debe gestionar.

Por ejemplo, para cada pedido que cumplen, las cervecerías deben conocer las fechas exactas de entrega, las direcciones y los detalles completos del contenido, que deben informar periódicamente a las agencias estatales pertinentes. Pero cada estado tiene sus propios requisitos de datos, que pueden variar mucho en su complejidad, lo que se suma a la gran cantidad de tiempo que lleva administrar estos procesos.

Un área que a menudo se pasa por alto son los registros de marcas/etiquetas. Las reglas específicas del estado y los requisitos de registro deben seguirse al pie de la letra. Cuando las cervecerías no registran correctamente sus marcas/etiquetas con el estado, no pueden vender legalmente su producto en el estado y pueden retrasar mucho su tiempo de comercialización. Si bien los registros no son informes per se, representan una barrera adicional para las cervecerías que buscan expandir su mercado.

CBB: ¿Cuáles son algunos de los matices en términos de detalles, tiempo, etc.?

Coral: Los detalles varían mucho entre los estados, por lo que una mentalidad de talla única no puede funcionar. Las cervecerías tienen que ser específicas de cada estado en su enfoque.

Por ejemplo, muchos estados explican formas específicas en que se deben informar las configuraciones de cajas, por ejemplo, 12 × 12 oz. o 6×12 oz. debe informarse por separado. Si los productos de una cervecería no se ajustan a una configuración específica del estado, los gerentes de ventas deben hacer los cálculos manualmente para informar en un formato que acepte el estado. Estos informes generalmente deben presentarse mensualmente, lo que crea una rotación casi constante de informes que puede dejar a los equipos luchando en el último minuto.

Sin embargo, la falta de presentación de informes precisos de manera oportuna es una razón por la cual un estado consideraría no renovar la licencia de una cervecería, lo que podría conducir a un cierre total de las operaciones.

CBB: ¿Dónde entra en juego la automatización? Dame algunos ejemplos de las diversas mejoras de proceso que se pueden obtener.

Coral: Al automatizar las ventas y los informes, las cervecerías pueden tomar medidas concretas para garantizar que los informes sean precisos y estén disponibles mucho antes de las fechas límite de presentación de informes. Mientras que estos informes solían requerir muchos cálculos manuales y escribir todo a mano, las soluciones modernas como las de Sovos ShipCompliant procesan y completan automáticamente los formularios específicos de cada estado en un abrir y cerrar de ojos.

De manera similar, con los registros de marca/etiqueta, un servicio automatizado puede alertar a las cervecerías cuando necesitan proporcionar documentos de respaldo adicionales, como formularios de autorización de marca o análisis de laboratorio, según los requisitos estatales.

Y hay muchos otros obstáculos regulatorios que la automatización puede aliviar. Por ejemplo, los cerveceros deben asegurarse de tener siempre licencias activas que les permitan vender a mayoristas en sus estados de destino. Si una cervecería no renueva su licencia a tiempo, puede perder ese privilegio. Por lo tanto, tener alertas oportunas de que su licencia va a caducar pronto, junto con avisos sobre lo que se requiere para renovar la licencia, puede ahorrarle mucho dolor a una cervecería.

De manera similar, tener un sistema que reconozca cuándo un estado ha aprobado el registro de una marca/etiqueta puede informar a los otros equipos de la cervecería que un producto está listo para venderse y distribuirse en ese estado. Nuevamente, estas son soluciones proporcionadas por Sovos ShipCompliant.

CBB: Supongo que este cambio a la automatización también mejora las relaciones con los mayoristas.

El buen cumplimiento engendra buenas ventas. Al administrar las necesidades de cumplimiento, las cervecerías pueden evitar futuros problemas con los reguladores estatales y expandir sus ofertas de ventas más rápido.

La consolidación de mayoristas significa que hay menos opciones para que trabajen las cervecerías pequeñas. Demostrar proactividad en lo que respecta al cumplimiento les muestra a los mayoristas y distribuidores que una cervecería está lista para expandirse. Por el contrario, cuando las cervecerías no cumplen con los requisitos de cumplimiento (vendiendo sin la licencia adecuada, comercializando productos que no han sido registrados con el estado, sin los informes requeridos y similares), corren el riesgo de tener un grave impacto en las ventas.

La automatización no eliminará estas barreras de cumplimiento, pero las hará más fáciles de administrar. Reducir el tiempo y el esfuerzo para cumplir con cualquier estado les da a las cervecerías el alcance para agregar más mercados y productos a su oferta de ventas actual.

El sistema de registro de productos ShipCompliant en línea (PRO) de Sovos está disponible en más del 20 % del condado, incluidos Arkansas, Colorado, Illinois, Kentucky, Luisiana, Minnesota, Nuevo México, Nueva York, Oklahoma, Carolina del Sur y Dakota del Sur.

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