Durante un seminario en la conferencia de cerveceros artesanales, el moderador hizo una simple pregunta a la sala: ¿Cuántos de ustedes confían en obtener buena información financiera? Menos de la mitad de las manos en la sala se levantaron. Como director financiero de una cervecería, la respuesta me preocupó. ¿Hay realmente tantos propietarios y operadores de cervecerías que no confían en sus estados financieros?
Algo se tiene que hacer.
En esta publicación, revisaré el proceso que utilizo para crear información financiera confiable, oportuna y procesable. El proceso ayudará a garantizar que sus finanzas sean precisas y restaurará la confianza en los números de su cervecería.
El objetivo de la información financiera.
El estado de resultados, el balance general y el estado de flujos de efectivo miden e informan los resultados financieros de su cervecería. Estos son los números financieros en los que debe tener confianza. El estado de resultados mide las ventas de cerveza, el costo de ventas, los márgenes, los gastos operativos y la utilidad (o pérdida) neta. Esta afirmación responde a la pregunta: ¿Tuvimos ganancias el mes pasado? El balance mide activos, pasivos y patrimonio. Los activos son lo que posee, los pasivos son lo que debe y el capital es la diferencia entre los dos.
El balance mide la salud financiera de la cervecería. Y maravillosamente, el balance mide la acumulación de todas las ganancias y pérdidas desde el inicio del negocio. El estado de flujo de efectivo mide la entrada y salida de efectivo. A diferencia del estado de resultados que mide las transacciones, el estado de flujo de efectivo informa sobre el movimiento de efectivo real. Sorprendentemente para muchos dueños de negocios, a menudo hay una gran diferencia entre las ganancias y el flujo de caja.
El objetivo de estos estados financieros es doble:
- Proporcionar información para que pueda tomar mejores decisiones.
- Proporcionar información para mostrar dónde pararse en comparación con los objetivos financieros.
Sin información financiera buena, confiable y oportuna, es difícil tomar decisiones informadas sobre su cervecería. Además, sin confianza en sus informes financieros, no sabe si está alcanzando sus objetivos financieros o si simplemente se está quedando corto. Con tantas cervecerías que usan deuda para financiar sus negocios, es esencial comprender si está encaminado hacia sus objetivos financieros. Su banco insistirá en ello, y usted también debería hacerlo.
Siga este proceso para crear información financiera confiable
Para producir estados financieros confiables y ganar confianza en sus números, use este proceso de dos pasos:
- Revisar los detalles del libro mayor
- Leer, revisar y conciliar el balance
No se asuste. Este proceso de dos pasos puede sonar desagradable, pero es rápido, fácil y creará confianza en su información financiera.
Revisar el libro mayor de la cervecería
Las cuentas del libro mayor general son una lista detallada de todas las cosas que rastrea y mide en la cervecería. El propósito del libro mayor general es proporcionar organización y estructura para sus informes financieros. Dentro del libro mayor vive el detalle de la transacción. Aquí se registra cada transacción que realiza su cervecería que afecta los números. Detalles de cada venta, cada costo de materia prima, cada cheque de pago escrito y cada factura de servicios públicos. Aquí es donde vive lo bueno. De forma regular, abra los detalles del libro mayor y revise la información que se publica aquí. Mi proceso es ejecutar el informe detallado una vez al mes, servirme una pinta de cerveza y ponerme manos a la obra.
Primero, escaneo los detalles en las cuentas de caja, cuentas por cobrar y cuentas de inventario. A continuación, paso a los activos fijos, las cuentas por pagar y los préstamos. Estoy buscando transacciones inusuales, por ejemplo, una gran deducción o un pago a un proveedor desconocido. Principalmente, me estoy familiarizando con los tipos de transacciones que fluyen a través de la cervecería.
Las primeras veces que revise los detalles del libro mayor, la información puede parecer densa o abrumadora. Quédate con eso. Con el tiempo, se familiarizará más con los patrones que surgen y aprenderá a reconocer cuándo una transacción no se siente bien. Cuanto más revise los detalles de su libro mayor (los elementos básicos de sus informes financieros), más seguro se sentirá con sus números. Y no olvides servirte esa cerveza mientras lees los informes. Me encantan los números, pero bajan más fácilmente con una pinta o dos de las cosas heladas.
Leer, revisar y conciliar el balance de la cervecería
En la escuela aprendimos sobre las “Tres Rs”, Lectura, Ritmo y Ritmática. Para ganar confianza en su información financiera, utilice estas “Tres D” en su lugar: Lea, revise y concilie su balance general.
En mi experiencia, he descubierto que el balance es el estado financiero olvidado. La mayoría de la gente no le presta mucha atención. El estado de resultados recibe todo el amor, con sus elegantes ventas y ganancias. Sin embargo, el balance es la clave para obtener información financiera precisa. El primer paso en este proceso es simplemente leer su balance general. Imprima una copia y léala. Obtenga una idea de cómo está organizado el balance: primero los activos, luego los pasivos y luego el patrimonio. Observe las cuentas que se encuentran en cada sección: efectivo, cuentas por cobrar e inventario en la sección de activos, por ejemplo.
A continuación, es hora de revisar y conciliar las cuentas del balance. No se asuste con la palabra reconciliar. Esta es solo una forma elegante de decir: asegurémonos de que los números sean correctos. El proceso para revisar y conciliar su balance general funciona así:
- Revisar el balance. Primero, imprima el balance y revise las cuentas. Busque errores obvios (activos que ya no existen, inventario que se ha eliminado hace mucho tiempo o montos de cuentas por pagar que ya se han pagado). Limpia cualquier error y continúa con el paso dos.
- Conciliar el balance. Luego, para cada cuenta del balance, determine cómo sabrá si la cantidad es correcta. Por ejemplo, el monto en efectivo que figura en el balance general debe coincidir con el estado de cuenta bancario conciliado, el monto del inventario debe coincidir con la lista de inventario detallada y el saldo de las cuentas por cobrar debe coincidir con el informe detallado de cuentas por cobrar. Los contadores de frijoles llaman a estas cosas documentos de respaldo. Apoyan los números en el balance general y se aseguran de que los números sean correctos.
Repita este proceso para cada número en su hoja de balance hasta que haya conciliado todos los números. Es posible que encuentre errores y declaraciones erróneas que deben corregirse. Una vez identificado y limpiado, estará un paso más cerca de sentir confianza en su información financiera.
Resumen + elementos de acción
El propósito de la información financiera es tomar mejores decisiones para que pueda mejorar los resultados financieros en su cervecería y saber cuál es su posición respecto de sus metas. Revise los detalles de su libro mayor y comprenda las transacciones financieras que fluyen a través de su cervecería. Siga el proceso del balance general descrito anteriormente para identificar y corregir errores en sus números.
Comparta este artículo con uno o dos amigos cerveceros. Si lo hace, entonces tal vez el próximo año en CBC cuando se haga la pregunta: “¿Cuántos de ustedes confían en que obtienen buena información financiera?”, Todas las manos en la articulación subirán.
Kary Shumway es el fundador de Finanzas del negocio de la cerveza y Finanzas de la cervecería artesanal, recursos en línea para profesionales de la industria cervecera. Shumway ha trabajado en la industria cervecera durante más de 20 años como contador público certificado, director financiero de un distribuidor de cerveza y actualmente como director financiero de Wormtown Brewery en Worcester, Massachusetts. Craft Brewery Finance publica un boletín semanal de finanzas de la industria cervecera, ofrece guías sobre temas como la planificación del flujo de efectivo y la elaboración de presupuestos básicos, y un curso en línea para mejorar las ganancias de las tabernas. El boletín con una prueba gratuita de cuatro semanas, las guías de la industria y los recursos están disponibles en www.CraftBreweryFinance.com.
