El software de planificación de requisitos de materiales (MRP) es una herramienta integral para ejecutar y ampliar una cervecería artesanal exitosa. Sus programas de producción y su inventario están en juego, lo que significa que también lo están sus cervezas y su reputación. ¡No es gran cosa! Afortunadamente, los sistemas MRP manejan las complejidades, pero los humanos aún necesitan seleccionar, configurar y usar estos sistemas correctamente.
Pero por mucho que nos gusten los humanos, a veces se equivocan. Nos pusimos en contacto con Adrian Belobradic, director de ventas de GP Analytics LLC, una compañía de soluciones de logística de cadena de suministro, gestión de producción y previsión basada en la nube de primer nivel, para aprender cómo evitar algunos de los errores más comunes del sistema MRP.
Estos errores comienzan justo en el momento de la compra. Un sistema diseñado para “cervecerías artesanales” podría sonar como un producto de nicho suficiente, pero obviamente las necesidades de una cervecería de 1000 bbl al año son drásticamente diferentes de las de una cervecería de 100 000 bbl al año, y las decisiones de software deben hacerse en consecuencia. El error de MRP más común es una cervecería más pequeña que selecciona un sistema demasiado complicado o sofisticado que requiere demasiada capacitación para lo que necesita una cervecería más pequeña.
Consejo 1: No compre algo que no necesita
Las cervecerías de cierto tamaño y complejidad pueden ahorrar dinero en un sistema MRP con solo tener una persona organizada que use las herramientas de contabilidad típicas que ya tienen (QuickBooks, Excel, etc.). Seamos demasiado generales y digamos que esto se aplica a las cervecerías de menos de 5000 bbls. Pero como siempre, cada cervecería es su propio copo de nieve espumoso. Dependiendo de sus puntos de distribución (distribuidores, almacenamiento en frío, salas de degustación), es posible que necesite un sistema MRP antes que otros, pero la mayoría de las cervecerías pueden salirse con la suya con un paquete de contabilidad como QuickBooks durante bastante tiempo.
“La marca de producción anual de 6,000 a 15,000 barriles es cuando las cervecerías ven el mayor crecimiento. Durante este tiempo, es probable que una cervecería esté abriendo nuevos mercados, reorganizando los acuerdos de distribución y atrayendo a más vendedores a esos mercados”, dijo Belobradic.
Este es el mejor momento para comenzar a buscar la solución MRP adecuada y, cuando realice esta compra, sepa que un sistema básico debería poder llevarlo a 100 000 bbls o más. Algunas soluciones de MRP simplemente no son necesarias hasta que alcanza los 80 000 bbls y más de 30 distribuidores. Luego, puede tener un CPA dedicado para ejecutar lo que será un sistema súper sofisticado (o incluso más de 50,000 bbls si su tamaño/forma es realmente complicado).
Una solución MRP está diseñada para resolver problemas y ahorrarle tiempo y dinero; no salte a un sistema que agrega complicaciones a su vida. Al elegir entre los sistemas MRP, hágale estas preguntas al vendedor para seleccionar mejor las soluciones que tienen sentido para usted:
- ¿Cómo encuentra esto eficiencias en la cervecería?
- ¿Cómo me ahorra tiempo esto?
- ¿Esto me ahorra dinero?
- ¿Puede esto ayudar con la planificación de instalaciones?
- ¿Cómo funciona su modelo de pronóstico y en qué se diferencia de lo que estoy haciendo ahora?
- ¿Cómo elimina esto los pedidos mayoristas fragmentados o poco confiables?
- ¿Se puede escalar para manejar más distribuidores o una cervecería más grande?
- ¿El sistema MRP tiene capacidades de evaluación comparativa para abrir nuevos mercados?
- ¿Tiene una hoja de valoración que muestre el ROI promedio o los ahorros para las cervecerías que usan su sistema?
- ¿Todos sus socios cerveceros estarían dispuestos a hablar sobre su solución MRP?
Una vez que tenga una máquina en funcionamiento, probablemente le encantará y cambiará sus operaciones para siempre, para bien. Pero esto sigue siendo una máquina, esto no es amor. Hizo ex machina no enseñarte nada?
RELACIONADOS: Selección de software empresarial: ¿ERP o el mejor de su clase?
Consejo 2: No permita que los sistemas MRP reemplacen la comunicación del equipo
Múltiples entradas de MRP pueden generar información desordenada. “El hecho de que la elaboración de cerveza ponga X cantidad de 1/2 barriles al final y las ventas decidan sacar Y no significa que siempre quede Z allí para la sala de degustación”, dijo Belobradic. “Y, a su vez, las operaciones no pueden simplemente mirar el sistema y decir ‘está bien, todo está ahí, estoy comprando materias primas ahora”.
Los sistemas MRP son para organizar la información; no son herramientas de comunicación. Superen este problema, ya saben, simplemente hablando entre ellos. Con demasiada frecuencia, las cervecerías confían en la tecnología cuando la comunicación entre humanos siempre será la mejor. Sí, incluso con ese imbécil de Brian en ventas.
“Todos los que inician sesión en el sistema y todos los departamentos que lo usan deben reunirse, con la mayor frecuencia posible, y asegurar la información, aclarar tareas y crear planes basados en la información que todos ingresan y usan”, dijo Belobradic.
RELACIONADOS: Elabore un plan de negocios cervecero: consejos de una cervecería en la planificación
Consejo 3: examine la herramienta de previsión del sistema MRP
Muchos sistemas MRP prometen una herramienta de pronóstico precisa incorporada, pero esta es una herramienta difícil de acertar. Algunas personas que no están familiarizadas con los pronósticos de cerveza pueden encontrar grandes beneficios con cualquier herramienta de pronóstico (que toma entradas de materias primas, agotamientos y ajustes del día de venta durante el año pasado). Solo asegúrese de saber cómo funciona y cómo se adaptará a lo que hace. Comience por preguntarle a su vendedor qué información se ingresa (y por quién), cómo se pondera la información (según la importancia) y cómo funciona la herramienta de manera diferente a cómo ya construye sus pronósticos (basado en ventas históricas y días de venta).
El punto de esas preguntas es este: no pague por algo que no agregará una tonelada de valor sobre cómo ya está pronosticando.
“Algunas cervecerías podrían ser más adecuadas para ahorrar su dinero y pronosticar sus ventas con respecto a años anteriores, más o menos días de venta, o comparar cervecerías similares en su mercado o mercados similares a los suyos”, dijo Belobradic.
En pocas palabras, el software MRP es increíble y puede mejorar enormemente el funcionamiento de su cervecería, solo asegúrese de usarlo para lo que fue diseñado: maximizar sus puntos fuertes, sin que complique o interfiera de formas que no necesita.
