Hay mucho en juego a la hora de elaborar un presupuesto.
A lo largo de los años, yo (Kary) he creado cientos de presupuestos financieros y todavía me siento ansioso al comenzar uno nuevo. Es un gran trabajo y hay mucho trabajo involucrado. Además, existe mucha presión para hacer bien el plan. La gente confía en que los números sean precisos para poder tomar buenas decisiones comerciales que afecten a la cervecería.
Un plan financiero puede parecer una tarea abrumadora. Tantos números. Tantas incógnitas. Tantos cambios que surgen inesperadamente y ponen patas arriba todo el negocio. ¿Cómo se puede esperar que prediga todo lo que sucederá con precisión y lo plasmará todo en un papel?
Respuesta corta: No puedes.
Un tipo famoso dijo una vez que los planes eran inútiles, pero la planificación era indispensable. Esto es válido para la creación de su plan financiero de taberna.
El proceso de planificación, hablar con su equipo y soñar con el futuro de su taberna, son las partes divertidas de la creación de su presupuesto financiero.
Por eso recomiendo escribir el plan en palabras primero. No se preocupe por los números al principio. Simplemente escriba sus metas, objetivos y estrategia en palabras. Los números vendrán fácilmente después de eso.
Conceptos básicos de planificación de tabernas
El plan financiero de la taberna incluye cinco componentes básicos:
- Pronóstico de ventas
- Plan de margen
- Plan de gastos operativos
- Presupuesto capital
- Programa de deuda
A continuación, profundizaremos en cada uno de los componentes básicos y le daremos algunos consejos para comenzar. Utilice estas ideas en relación con las plantillas de planificación financiera y estará en camino de crear un plan financiero sólido para su taberna.
Pronóstico de ventas
El pronóstico de ventas es simplemente una proyección de cuánto venderá cada mes. Debe mostrar las ventas por categoría (borrador, paquete, comida, etc.) y por mes.
El Plantilla de pronóstico de ventas proporciona un punto de partida para este ejercicio.
Hacer preguntas. Desafíe las suposiciones. Construya un plan alcanzable.
Plan de margen
Comencemos con algunas matemáticas simples:
- Ventas menos el costo de los bienes vendidos = margen
- margen dividido por ventas = porcentaje de margen
Cuando sea posible, utilice un porcentaje de margen esperado para crear su plan. Esto facilitará mucho la elaboración del presupuesto. Por ejemplo, si la tendencia histórica de los márgenes en su taberna es del 75%, use esto como una expectativa para su nuevo presupuesto.
En términos generales, cuanto más largo sea el historial y más consistente sea el porcentaje de margen, más confianza podrá tener en la precisión del número.
Utilice su modelo de Plan de ventas de Taproom para proyectar los márgenes por cada categoría de ventas: cerveza de barril, cerveza envasada, comida, etc. Los márgenes por categoría pueden ser muy diferentes.
Mire los componentes de costo de su cerveza: mano de obra, materiales y gastos generales. Busque en su plan financiero escrito recordatorios sobre las metas, los planes y la estrategia para el próximo año. Si no hay cambios importantes, use la tendencia.
Plan de gastos operativos
Los gastos operativos son los costos diarios de funcionamiento de su cervecería: nómina, costos de arrendamiento, seguros, etc. Si el costo no está directamente relacionado con la producción o el envasado de su cerveza, se incluye en la sección de gastos operativos de su plan.
Para los grandes gastos operativos, como la nómina, es útil tener un cronograma de apoyo. Esta es una lista detallada de lo que constituye el gasto. En el caso de la nómina, este programa debe enumerar todos los empleados, las tarifas por hora, las horas trabajadas esperadas y la información salarial.
Para construir el plan de gastos y asegurarme de que todo esté contabilizado, me resulta muy útil revisar las transacciones detalladas en el libro mayor. El libro mayor enumera todas las transacciones que afectan a los estados financieros. Es básicamente como un registro de cheques que muestra dónde se gastó el dinero y una descripción de lo que se compró. ¿Dónde gastamos el dinero? ¿Eso volverá a pasar? ¿Gastaremos más o menos? ¿Qué nuevos planes tenemos el próximo año? ¿Cuánto costará?
Lo más probable es que si compró algo este año, lo vuelva a comprar el año que viene. Utilice el libro mayor para refrescar su memoria sobre los gastos que probablemente se repitan. Utilice los montos históricos como referencia para presupuestar los gastos el próximo año.
Y no olvide invertir en capacitación para el gerente y el personal de su taberna. Aquí, se lo entrego a mi copiloto Andrew Coplon para hablar sobre la importancia del desarrollo profesional para sus empleados.
La capacitación es quizás el área de inversión que más se pasa por alto en una cervecería.
Contratas a un barman estrella de otra cervecería y asumes que saben todo lo que necesitan saber. Incorrecto. El hecho de que alguien haya trabajado antes en la industria de la cerveza artesanal no significa que conozca su historia y sus procedimientos únicos.
Tomarse el tiempo para incorporar con éxito a un nuevo miembro del equipo (no se avergüence de esas palabras corporativas) es valioso no solo para ese empleado, sino para su empresa en su conjunto. Al igual que Kary, soy un gran admirador de la lista de verificación cuando traigo a un nuevo miembro del equipo, sin importar en qué puesto. Recomiendo tener 2 listas de verificación únicas para cada función en su cervecería.
La primera lista de verificación cubre todo lo relacionado con la “educación empresarial”. Esto puede incluir que le enseñe a ese nuevo empleado sobre la historia de su empresa, su declaración de misión, sus cervezas y se los presente a todos los demás en su equipo.
La segunda lista de verificación que debe tener en su bolsillo trasero es sobre “habilidades operativas”. Esto será único para cada puesto y repasará las tareas en las que los empleados deben ser competentes para lograr el éxito en este puesto. Para un camarero de taberna, esto puede incluir lo más básico, como simplemente saber cómo encender y apagar las luces o configurar el punto de venta. Nunca asuma que alguien sabe la respuesta, pero tómese el tiempo para entrenarlo, incluso si la simplicidad los agrada a ambos.
El entrenamiento no debería ocurrir simplemente al llegar. Debe ser una herramienta coherente que se utilice para educar a todo su equipo. Invierta en esto desde el principio y ofrezca a su personal oportunidades adicionales para mejorar. Cuanto más se invierten en su misión, más valiosos son.
Tomarse el tiempo para capacitar y mantener adecuadamente a un miembro del equipo finalmente creará una cervecería más eficiente y rentable.
Presupuesto capital
Hasta ahora hemos cubierto el plan de ventas, el plan de margen y los gastos operativos. A continuación, es el momento del Presupuesto de Capital. Este es el lugar para grandes compras. Los artículos caros van aquí: la nueva línea de enlatado, la lavadora de barriles y la camioneta de reparto.
Cualquier cosa que cueste más de una cantidad fija, digamos $ 1,000, y que dure más de un año, debe incluirse en el presupuesto de capital.
La diferencia entre un gasto de capital y un gasto operativo es que los elementos de capital deben amortizarse durante un cierto período de tiempo. Si compra una caja de papel para copiar por $ 50, es un gasto en el estado de resultados actual. Si compra un sistema de giro de $ 10,000, ese es un gasto de capital que se depreciará durante los próximos cinco a siete años.
Haz tu lista de deseos. Determine cuánto costarán los artículos y cuándo espera comprarlos. Esto ayudará con la planificación de las necesidades de efectivo.
Por último, haga coincidir el gasto esperado con la financiación esperada. Es importante averiguar cómo va a pagar por ese nuevo sistema de draft. Enumere todos los préstamos nuevos o el nuevo capital que necesitará para hacer realidad el presupuesto de capital.
Servicio de deuda
El servicio de deuda es la cantidad que paga cada mes por sus préstamos. Esto es como el servicio al cliente, excepto con las deudas. El cliente siempre tiene la razón y el banco también.
Cree un calendario de todas sus deudas y los pagos adeudados en cada una. Enumere el banco, el tipo de préstamo, el plazo de la deuda y, por supuesto, los montos de pago.
Recuerde, solo los gastos por intereses aparecen en su estado de resultados. La parte principal de su pago debe figurar en su plan de efectivo. El cronograma del servicio de la deuda servirá como recordatorio de cuánto se debe y cuándo.
Resumen + Elementos de acción
Aquí está la conclusión: cualquier plan financiero es mejor que ningún plan. Comience el proceso escribiendo su plan en palabras. Los personajes principales de la historia son el pronóstico de ventas, el plan de margen, el plan de gastos operativos, el presupuesto de capital y el plan de servicio de la deuda.
Tome la historia de su presupuesto y transmítala en números. Utilice la plantilla de ventas como punto de partida. Un hermoso presupuesto para tu taberna está a tu alcance. Ahora, abra una cerveza y elabore un plan financiero que nos enorgullezca.
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