La hora de los impuestos está sobre nosotros. La mayoría de las empresas se esfuerzan por atar cabos sueltos del año anterior y enviar información a su CPA. La fecha límite llega rápidamente: el 15 de marzo o el 15 de abril, dependiendo de su estructura corporativa, y la temporada de impuestos es incómoda para todos los involucrados.
Como contador público certificado en mi segunda década de hacer este baile, me especializo en la contabilidad de bebidas alcohólicas y tengo la suerte de trabajar con productores artesanales. Por suerte para mí, son muy divertidos: apasionados, colaborativos y creativos. Sin embargo, la organización a menudo no es un punto fuerte. Los registros desorganizados pueden conducir a un proceso de preparación de declaraciones de impuestos que es estresante tanto para el CPA como para el cliente. Afortunadamente, existe un software disponible para los fabricantes de bebidas alcohólicas que les permite a los cerveceros generar información financiera limpia y precisa que es fácil de usar para los CPA.
Investigación y desarrollo
Parte del rol del CPA es asegurar el mejor resultado fiscal para su cliente. Uno de los créditos fiscales más efectivos disponibles para las pequeñas empresas es el crédito por investigación y desarrollo. Sin embargo, para aprovechar el crédito, una empresa debe poder proporcionar datos organizados que respalden la posición tomada en la declaración de impuestos. El software de gestión de inventario organiza los datos por estilo, marca y lote. Esto puede ser muy útil para identificar los costos que califican para el crédito de investigación y desarrollo.
El crédito federal es equivalente a hasta el 10 por ciento de sus costos calificados de actividades de investigación y desarrollo, y la mayoría de los estados tienen su propio programa de investigación y desarrollo que genera aún más ahorros en impuestos. Históricamente, los fabricantes de bebidas han subutilizado el crédito. Hay una gran cantidad de actividades que califican, incluido el desarrollo de recetas y la preparación de lotes de prueba. Verdaderamente, la parte más difícil de reclamar el crédito se relaciona con el mantenimiento de registros. Una empresa necesita una forma organizada de bifurcar los costos asociados con la I+D, y el software puede ayudar.
Un software de gestión de inventario puede proporcionar informes específicos para lotes de prueba o marcas de prueba. En menos de un minuto, un usuario puede generar datos que, de otro modo, tardarían varias horas. Blake Seabaugh, gerente senior de impuestos de Perkins & Co que se especializa en impuestos a las cervecerías, explica: “Uno de los mayores obstáculos para reclamar el crédito por I+D según el IRC 41 es justificar los gastos de investigación calificados. Las inversiones en sistemas de gestión de inventario pueden permitir que un contribuyente asigne correctamente los costos del proyecto y documente sus actividades de I+D para garantizar que esté posicionado para reclamar el crédito”.
Aprovechar el software de esta manera es un jonrón ya que:
- ahorra tiempo al productor
- ahorra tiempo para el profesional de impuestos
- permite la capacidad de tomar el crédito
- sirve como pista de auditoría para respaldar la posición
Matices del ciclo de producción
Otra exención fiscal disponible para los pequeños fabricantes es la capacidad de contabilizar los costos directos en el momento en que comienza el ciclo de producción, en lugar de llevar los costos directos como parte del inventario a lo largo del ciclo de producción.
Probablemente sepa que el ciclo de inventario implica la compra de materias primas. Una vez que comienza el ciclo de producción, se encuentra en la etapa de trabajo en proceso (WIP). WIP se convierte en productos terminados y, finalmente, los productos terminados finalmente se venden.
Según las normas de contabilidad financiera, es solo en el punto de venta que esos costos se convierten en gastos; antes de eso, se tratan como inventario. Sin embargo, a los productores más pequeños se les permite cargar a gastos los costos directos de sus productos en el momento en que comienza la producción.
Seabaugh explica: “Bajo el Ley de Empleos y Reducción de Impuestos, se promulgaron ciertas disposiciones favorables para los ‘pequeños contribuyentes’ (generalmente definidas como empresas con ingresos brutos anuales promedio de $25 millones o menos) para simplificar los métodos de contabilidad de los contribuyentes. Una de esas disposiciones es una exención de contabilizar los inventarios. Esta exención es potencialmente ventajosa para los fabricantes porque ahora los inventarios pueden contabilizarse como materiales y suministros no incidentales — lo que significa que las materias primas ahora pueden deducirse cuando se ‘usan o consumen’ en el proceso de fabricación”.
El software es extremadamente útil para implementar este cálculo, porque el sistema indica exactamente cuándo comienza la producción, lo que maximiza los gastos informados en la declaración y, por lo tanto, genera un mejor resultado fiscal.
Asegurando la suavidad
A menudo, la parte más frustrante y costosa de la preparación de la declaración de impuestos es el ir y venir entre el cliente y el CPA para obtener la información requerida. Para garantizar un proceso de preparación de impuestos más fluido, use un software específico de la industria para administrar su empresa. Cuando utiliza el software adecuado para administrar sus procesos de inventario, producción, ventas y contabilidad, puede:
- Informe fácilmente sobre datos clave para completar sus informes TTB más rápido
- Obtenga una visibilidad completa de su costo de bienes vendidos y realice un seguimiento preciso de su inventario
- Conecte sus datos directamente a su software de contabilidad (por ejemplo, Xero o QuickBooks), haciendo que la conciliación de cuentas sea más fácil y rápida
Maria Pearman es CPA en Perkins & Co.
